146 599

  • Serverade gäster

Fika?

Hur kan vi hjälpa dig?

+468 – 410 367 90 hej@konceptochevent.se
  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.

101: Hur arbetar en eventplanerare?

I vår 101-serie kan du utbilda dig i ramverk och basprinciper i flera utvalda ämnen som är värdefulla för ditt företag, den här gången går vi igenom eventplanering och vad företagsevent kan inbringa i värde. 

Företagsevent är betydelsefulla både för ens anställda och ens kunder. Det skapar nya möjligheter och relationer mellan de som medverkar. Ett event ger ofta ny energi och hjälper till att skapa bättre relationer.

Planera events

Att anställa en eventplanerare är ett bra alternativ för dig som vill ha en rolig och uppstyrd tillställning. När man ska anställa en eventplanerare gör man klokt i att leta bland redan lyckade projekt i branschen, och researcha både personen och företaget bakom.

Eventplanering

För att ett företagsevent eller annan typ av händelse ska gå som planerat krävs det en genomtänkt och noggrann plan. Att ordna ett evenemang idag är mer komplext än vad man kan tro, det finns mycket att tänka på och det görs inte på en dag. En eventplanerare är projektansvarig för hela upplevelsen. Deras ansvar är att koordinera allt från början till slut för att budget och tid ska bli som avtalat.

Kvalifikationer som krävs

Det är viktigt att ha lätt för det sociala i olika sammanhang då det är en stor del av arbetet. Även att kunna knyta och hitta nya kontakter är en betydelsefull del i arbetet. Man behöver också bra organisatoriska styrkor och vara bekväm i att ta stora beslut för att eventet ska bli lyckat och som planerat.

eventplanering

Så planerar man ett evenemang

Eventplanering är ett stort arbete som innehåller många moment och många inblandande att ta hänsyn till. Genom att dela in projektet i flera steg kommer man att underlätta för sig själv och de andra som är inblandande. Det finns en del saker att ha koll på oavsett vad för typ av event man ska projektleda över.

Checklista för event

Grundarbete för projekt

1. Möte med klienter

Eventplanering innebär många möten med klienter för att mål och syfte ska kunna slutföras. Man vill få en bra uppfattning om vilka önskemål som finns samt vilka krav och andra tankar som finns kring tillställningen.

2. Research

När man har lyssnat på kundens önskemål och krav är det dags att börja sin research för att kunna sammanställa ett förslag som sedan skickas till kund. Tänk på: Man får ofta justera delar av planeringen för att kunden ska bli nöjd.

Viktiga delar att tänka på:

Fysiska

  • Hitta datum som passar.
  • Målgrupp.
  • Hitta lokal som kan passa + personal.
  • Vad för typ av tema man ska ha.
  • Underhållning – band, artist, konferencier?
  • Utrustning – allt tekniskt som kan behövas.
  • Se över om catering och dryck kommer behöva beställas.
  • Boka transport – veta hur gästerna ska ta sig till och från eventet.

Digitala

  • Ser över vilken utrustning som kommer vara viktig.
  • Erbjuda en plats för hög interaktion genom eventplattformar.
  • Förbereda innehåll och manus om det behövs.
  • Forma idéer för det önskade eventet.

Det digitala blir allt vanligare. Att kunna erbjuda digitaliserade lösningar åt sina kunder ger en stor fördel jämfört med andra. Genom att kombinera vissa fysiska moment med de digitala öppnar man nya möjligheter och vägar för eventplanering. Något som kommer vara betydelsefullt i framtiden.

3. Lägga fram budgetförslag

När man justerat kundens önskemål och allt är godkänt lägger man fram ett budgetförslag. Det är viktigt att den budget man föreslår är välarbetat och kommer såpass nära slutresultatet som möjligt. Detta är viktigt för att kunden ska bli nöjd och inte får oförutsedda kostnader.

Från idé till produktion

Nästa steg efter att planeringen är gjord är att verkställa den idé man haft till en faktiskt produktion. Det är eventplanerarens ansvar att säkerställa att alla bokningar och att andra planer är gjorda i tid för att kunna påbörja arbetet med själva produktionen. Det är viktigt att ha ett genomarbetat schema för att eventet ska flyta på under hela processen.

Våga gå digitalt

Digitala lösningar har påskyndats av Corona. I tider som dessa är digitala lösningar den enda möjligheten, till och med. MEN det betyder inte att tiden för eventplanering är över, snarare tvärt om. Tar man åt sig kunskapen och ser möjligheter istället för problem kan nya vägar öppnas. Använder man sin erfarenhet och sina tillgångar finns det mycket att göra. Vi på Koncept & Event vet hur viktigt detta är och hjälper företag med innovativa och moderna lösningar.

Eventet är över

När projektet är slut är det dags att följa upp. Gå igenom resultat, budget och övriga mål som skapats med kund. Blev allt som förväntat? Var gästerna nöjda? Detta är viktigt för att i framtiden kunna förbättra och planera/skapa ännu bättre projekt.

Vill du veta mer?

+468 – 410 367 90
hej@konceptochevent.se

  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.

Senaste artiklarna

Platsannons: Project Coordinator

2 juli, 2021 / En Project Coordinator utgör en viktig del i teamet och stöttar Project Managers med varierande uppgifter för att se till att planering och genomförande flyter smidigt....

Platsannons: Campaign & Content Manager

8 juni, 2021 / Som Campaign & Content Manager hos oss jobbar du med planering, skapande och praktisk publicering av content för våra löpande och enskilda kommunikations- och marknadsföringsuppdrag....

Platsannons: Back Office Manager

13 maj, 2021 / Som ansvarig för vår Back Office-avdelning har du en mångfacetterad roll, på vår byrå är arbetsuppgifterna väldigt varierade och alla projekt ser olika ut....

Vill du veta mer?

Kontakta oss så berättar vi mer.
  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.

Feeling idag

Standard
Summer mode
Feeling green
×

Vi bjuder på fika!

Vill du veta mer om Koncept & Event, söka jobb hos oss eller bara träffa vår vakthund Coco? Hör av dig så ses vi på en fika på vårt kontor!


  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.
×
+468 – 410 367 90
hej@konceptochevent.se
  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.