Kunder som utmanar oss!

Det finaste vi som byrå kan få är när en av våra kunder tipsar ett annat företag om att använda oss. I det här fallet var det exakt så. Företaget som fått tipset hörde av sig och frågade om vi var intresserade av att hjälpa dem med ett komplext event långt upp i norra Sverige. Vi svarade såklart ja!

Vår, numera, kund har historiskt sett alltid hanterat alla sina events internt men kände nu att eventet som stod på tur krävde en massiv produktion, minutiös planering, mycket engagemang och hög kreativ höjd från alla inblandade och därför behövde man hjälp utifrån. Utmaningen var också att eventet skulle utspela sig riktigt högt upp i norra Sverige, under kyliga omständigheter och där våra kontaktpersoner inte hade några erfarenheter av att arrangera event.

Bolaget startade 2020 har sedan dess växt med 250 medarbetare och fler är på väg in – as we speak. Planen var nu att fira en viktig milstolpe i bolagets utveckling och i briefen stod det kort och gott – fira! Vår venue var Boden eftersom att rötterna för bolaget finns i norr och kunden ville därför ta upp hela bolaget till ursprungsplatsen. Kunden ville även visa alla anställda på företaget vårt norra Sverige och den kultur som finns där. Därför var det viktigt för kunden att vi fokuserade på aktörer och leverantörer i närområdet och att eventet rakt igenom skulle kännas autentiskt, lokalt och andas hållbarhet.

Bolaget har också en mängd anställda från alla delar av världen så man insåg att detta kunde bli ett riktigt äventyr med många olika kulturer att ta hänsyn till.

Eventet:

Det startade redan på onsdagskvällen den 7 februari, vi samlade ihop alla deltagare på Centralen i Stockholm för att åka nattåg upp till Boden. För att redan där sätta tonen på hela eventet hade vi hade gjort en “take over” i några av tågvagnarna och brandat med olika festliga inslag. Bland annat hade vi skapat en tydlig samlingspunkt för de som inte ville sova i direkt anslutning till tågets avgång utan mingla vidare en stund innan det var läggdags.

Det hade absolut varit smidigare för alla att flyga upp till Boden men här gick vi enligt brief för att följa den hållbara strategin vilket då landade i en trevlig tågresa.

När vi kom fram till Boden mötte vi upp de bofasta kollegorna till gruppen och fick ett varmt välkomnande! Det som höll stämningen laddad var att ingen visste vad som skulle hända. Det enda deltagarna fått reda på innan var vad de skulle packa med sig samt hålltider. Varje moment landade därför som en överraskning. De få ledtrådarna vi delade ut varteftersom kom smidigt från vårt registrerings- och inbjudningsverktyg Trippus.

Dagen drog igång ordentligt när vi förde alla till vårt aktivitetsområde som vi byggt upp ute på en stor, frusen sjö. Aktiviteterna var framtagna för att passa alla deltagare från alla sorters kulturer. Vi erbjöd Sveriges Nordligaste ballongflygning, skotersafari i skogen, längdskidor, pimpla sin egen aborre som grillades på öppen eld, bada isvak och basta i vedeldad bastu, snösko-safari, isskulptering och snöskulptering. Samtidigt som man upplevde aktiviteterna bjöds det på lokalproducerad mat så som älggulasch, palt och Gáhkku-bröd, våfflor med hjortronsylt och grädde, renkorv och varma drycker som gjorde sitt i den ganska ansträngande kylan! Du kunde välja mellan lingondricka, kaffe, varm choklad och varm glögg. Här lyckades vi verkligen med att lyfta de lokala råvarorna och servera dem på sitt naturliga och ursprungliga sätt över öppen eld, i kåtor med renfällar och eldar som värmde den som önskade extra värme.

Efter aktiviteterna och lunchen så bussade vi tillbaka alla deltagare till hotellet. Där fick man använda hotellets spa och varva ner lite inför kvällen som skulle bli minst sagt lika händelserik. Kvällsbussen tog deltagarna till en ny hemlig destination där vi hade byggt upp fem same-inspirerade kåtor som var upplysta i grön färg som fick alla norrskensfärger du kan tänka dig att blekna!

När man klev av bussen möttes man av en lång rad med marschaller som vackert lyste upp den skottade stigen ned mot kåtorna som var placerade långt bort på en enslig med vacker plats. Precis innan ingången stod det eld-artister med en sprakande eldshow som välkomnade gästerna och väl inne i tälten hade vi skapat en mysigt oas med träbänkar, renfällar, dryck direkt på borden och en scen placerad i mitten av tälten för att skapa en bra stämning och bra sikt för alla deltagare. Från scenen underhöll vi deltagarna med bland annat Le Hype och annan skräddarsydd underhållning. Middagen introducerades med ett glas iskallt bubbel följt av fjällrödingkanapee och jokkmockpanna! För att förtydliga så är Jokkmockpanna en rätt där alla deltagare får en egen stekpanna med en del av den mat som kockarna lagade vid stora stekbord längre bort i tälten, framför deltagarna.

Kunden ville verkligen att det här skulle vara en annorlunda middag, en ny upplevelse för alla. En stark önskan var också att absolut inte bjuda på en “fine dining” upplevelse utan något mer rustikt. Här arbetade vi mycket med miljöerna. Vi hittade en vacker plats mitt ute i naturen där eventet kunde vara helt unikt, en egen event-venue som satte prägeln för resten av kvällen.

Vi har verkligen fått utmana våra leverantörer för att uppnå bästa resultat trots en riktigt kylig temperatur. Många av dem hade inte heller arbetat under sådana här omständigheter tidigare.

När middagen var slut bussade vi gästerna tillbaka till hotellet i partybussar. Väl på hotellet hade vi gjort om hotellets matsal till en ordentlig “black box”- nattklubb. Vi hade draperat lokalen med svart tyg och ramat in hela vår venue. E-type stod otroligt redo för att ta emot hela gänget och det blev en riktigt lyckad kväll!

Två snabba frågor till vår projektledare Felicia!

Berätta om några oförutsedda händelser som vi löste!
Orosmomentet vi hade låg kring att tåget till Boden inte skulle vara i tid. Men det blev jättebra och tåget var i tid! Vinden var lite annorlunda kring planeringen av luftballongen så vi fick flytta den närmare deltagarna men det blev bara positivt. Det var inget som hände som påverkade eventet och det känns så skönt nu i efterhand! 🙂

Vad har vi lärt oss av att arrangera det här eventet?
Man kan inte förutsätta att leverantörer som inte arbetar med storskaliga event ska förstå exakt vad man menar vid första mötet. Det handlar om att möta leverantörerna och göra det tillsammans. Ta ett steg bakåt och stötta upp och hjälpa till där det behövs och det tar vi med oss framåt!