Vi har under ett antal år arbetat tillsammans med KlarSynt i samband med deras årliga inköpsmässa. Tidigare har vi dock primärt inte jobbat med just mässan utan främst med arrangemang runt omkring så som transporter, logistik, middagar och den årliga galakvällen.
Inför 2019 års mässa tänkte vi och kunden om
Vi kom in i ett tidigt stadie som eventbyrå för hela evenemanget, d.v.s. även hela inköpsmässan, och KlarSynt och Synologen beslutade att dem skulle göra mässan tillsammans. Förändringarna ledde till att ambitionsnivån nu hade ökat – vi skulle dubbla antalet besökare, öka antalet utställare och bygga en helhet med gemensamt hotell för de drygt 400 över helgen övernattande deltagarna. Vi skulle inrymma mässan i samma fastighet och som om det inte var nog så skulle vi även ha plats för en bankettmiddag för mer än 400 gäster.
Ett jätteprojekt både till omfattning och ekonomi
För att kunna rulla igång projektet var det ett ihärdigt kalkylerande som mynnade ut i att vi som byrå tog ägandeskap och ekonomiskt ansvar för hela produktionen. Vi byggde upp olika paket, vilka vi erbjöd och skötte försäljningen av, och kunde därmed flytta den ekonomiska risken från vår kund. Det möjliggjorde en nästan obegränsad möjlighet att skala upp evenemanget, vilket var huvudmålet. I dessa paket rymdes alla de direkta kostnaderna för evenemanget, men det skänkte också ett bidrag till en evenemangsbudget från vilken vi byggde hela konceptet med utseende, dekor, underhållning, film etc.
Mässan gick av stapeln 10-12 februari i år på Quality Hotel Friends vid Mall of Scandinavia och Friends Arena. Vi landade till sist i nästan 500 mässbesökare, upp mot 50 utställare och en galamiddag ledd av The Soul Company.
Fin feedback och evenemangsfilm
Efter otroligt fin feedback från både gäster/besökare, utställare och vår kund kan vi själva inte vara annat än nöjda med ett projekt som, nu när det summeras, handlade om väldigt mycket mer än bara ett arrangemang. Vi genomförde allt ifrån att bygga den ekonomiska modellen som möjliggjorde evenemanget till att hantera all deltagaradministration, kommunikation med deltagare, leverantörer och mycket annat.
Kolla in vår evenemangsfilm här nedan (som vi för övrigt visade semi-live i delar under helgen) för att se resultatet. Vilken helg det blev!
”Sent omsider kommer här ett gigantiskt stort tack för mässan den 8 – 10 februari! Jag måste säga att ni, du och hela ditt gäng, är magiska att jobba med! Jag är grymt imponerad över hur smidigt och enkelt ni får allt att verka, alltid på tå och lösningsorienterade och hela tiden med en ödmjuk och positiv inställning. Feedback från våra butiker och samarbetspartners är att detta var den bästa mässa och fest de någonsin har haft. De upplevde också att det var en sådan positiv och härlig stämning under hela helgen, helt i linje med våra planer och önskan.”
– Annica Zinders, VD KlarSynt
