”Sol, hav, gemenskap, teambuilding och möjligheten att lära känna alla nya kollegor” var briefen för den resa som vi arrangerade för Benify i maj.
Normalt sett åker hela organisationen varje år men på grund av pandemin var det nu hela tre år sedan föregående resa gick av stapeln och äventyret till Kroatien sköts upp inte mindre än fyra gånger. Men i maj var det äntligen dags. Med två chartrade plan, ett från Göteborg och ett från Stockholm samt diverse reguljära flygstolar från kontoren i London, Köpenhamn, Amsterdam och Vilnius flög vi in 340 ”Benifyers” till Sibenik via Split.
Målet var att samla samtliga kontor för en upplevelse utöver det vanliga och då pandemin satt krokben för resorna en längre period var det ännu viktigare än någonsin att samlas och bonda, träffa alla nyanställda och stärka teamet och sammanhållningen.
I Sibenik checkade vi in på Amadria Park, en stor resort med fem hotell, tio restauranger, en liten medelhavsby, flertalet wellness- och sportcenter, en vattenpark och två konferenskomplex. Det blev mer eller mindre en total takeover av Amadrias östra del då vi fyllde nästan två hotell och tillhörande privata strand. Här, i strålande sol och med utsikt över kritvita stränder och azurblått hav väntade tre dagar av konferens, teambuilding, härligt umgänge, aktiviteter och lyxiga middagar.
Programmet i korta drag
Lördag:
Ankomst med flyg, bussresa från flygplatsen i Split – på bussen hälsades alla välkomna via sms med information om dagens program
Incheckning och Lunch
Ett kort konferenspass
White Party på En Vogue Beach Club, stående mingelmiddag med DJ
Söndag:
Morning workout på stranden innan en härlig frukostbuffé
Konferens med teambuilding och grupparbete
Lunch på La Trattoria – en restaurang precis vid havet som serverar modern medelhavsmat
Strandaktivitet – beach games, DJ, strandbar och en av resans höjdpunkter: Dansen! Vi tog med en koreograf från Sverige som lärde ut en dans koreograferad specifikt för Benify. Samtliga Benifyers fick lära sig koreografin som filmades som ett rörligt vykort och minne av resan.
Det finns många Tolkien-fans på Benify, och det tog vi fasta på. Söndagens galamiddag med trubadur, tal, prisutdelning och underhållning arrangerades på Mediterranean Square – torget i den lilla medelhavsbyn på Amadrias sydligaste punkt. Temat för kvällen var ”Lord of the Rings” och med närmare 350 utklädda Benifyers blev det en fantastisk temafest.
Framför den lilla medelhavsbyn sträcker sig en vacker stenpir rakt ut i vattnet och där passade vi på att ta läckra gruppbilder. Efter middagen väntade nattklubb på hotellet och där dansades det tills solen gick upp igen.
Måndag:
Måndagen bjöd på frukost, fri aktivitet och sedan hemresa.
Sofia, du projektledde Kroatienresan, vad var utmanande med projektet?
”Liksom med alla utlandsresor och komplexa projekt med mycket deltagarhantering är logistikbiten stor och väldigt viktig. Att detaljplanera och ha backup-planer samt att hela tiden ha en dialog med flygbolag, transportföretag och hotell är A och O för att få allt att falla på plats.”
Är det stor skillnad på att göra event i Sverige och i Kroatien?
”Ja!” skrattar Sofia, ”de kulturella skillnaderna när det kommer till exempelvis mat är något man behöver ta i beaktning tidigt i planeringsfasen och ha god dialog med restauranger och cateringföretag. Och att vara tydlig och be om bilder, förslag och menyprovningar. Vi löste det genom en rekresa och väldigt tät uppföljning med olika leverantörer för att kunna möta kundens behov och önskemål på plats.”
