Story: Våren 2020 och Live & Dine

För sex månader sedan hade vi snällt passat en förfrågan om ett digitalt event vidare till någon annan aktör. Efter den här våren och nu med facit i hand hade vi väldigt fel om oss själva. Skam den som ger sig, vi kan ju det här också.

Om jag enkelt beskriver vårt värde så är Koncept & Event en byrå som levererar minst lika bra som konkurrenterna men vi gör det genom en mer kostnadseffektiv lösning. Vi skapar alltid samma kundnytta men erbjuder den till ett bättre pris. Den enkla beskrivningen stämmer, det gör den absolut, men den är samtidigt långt ifrån hela sanningen om vår fulla kompetens.

Förra året genomförde vi en god bit över 300 uppdrag, vilket är riktigt coolt i sig, men framförallt producerade vi fler event av större dignitet och med högre omsättning än tidigare. Det jublade vi såklart stort över men pengarna i kassan får ändå stryka på foten då värdet på utvecklingen av våra resurser, vår produkt och vårt erbjudande är den mest värdefulla intäkten för framtiden. Under våren var det planerat att vi skulle genomföra en handfull dussin event och därtill hade vi uppdrag utomlands värda massor, mycket och mer än så men framförallt var det många omfattande, långtgående och utvecklande uppdrag, för Koncept & Events räkning, som inte kunde genomföras. Den erfarenhet vi förlorar där är nog den tuffaste förlusten för oss, som team och familj, på vår eventbyrå. Jag, precis som hela bolaget, hyser givetvis också stor respekt för våra kunders problematik och vill rikta ett stort tack till våra kontaktpersoner för hur ömt vi tillsammans lyckats vårda de extrema situationerna och hittat bästa möjliga lösning.

Att proklamera ovan blir lättare för mig eftersom jag vet att vi står starka ekonomiskt, jag vet att företaget alltid har drivits och styrts med en sund inställning och med fokus på framtiden. Vi står starka nu för att vi varit riktigt bra sedan start och alltid varit beredda att ta jobbet. Med det sagt är jag respektfullt medveten om effekterna av uteblivna intäkter, tro inget annat, för utan intäkter har vi förstås ingen framtid hur mycket vi än vill, hur innovativa vi än är och hur hårt vi än jobbar.

Enligt de internt överenskomna bullets den här texten skulle bygga på så är de tre första styckena en tydlig “solo ride”, vilket absolut inte är ett medvetet negligerande av vad jag egentligen ska skriva om (vägen fram till vårt digitala koncept Live & Dine), utan det handlar såklart om att de egna intrycken och tankarna tar över när man ska berätta och redogöra för en annorlunda, utvecklande, nervös, osäker, innovativ, spännande och utmanande vår som anställd på en eventbyrå. Men nu så.

Vi måste såklart fortsätta handla av varandra och vi ska fortsatt aktivera, inspirera och engagera inom team, avdelningar, arbetsplatser, hela branscher och gentemot kunder. Oavsett hur man väljer att göra det så är kommunikation ett måste, men glöm inte att kommunikation och information utan interaktion inte har mycket att bygga vidare på. Det leder oss tillbaka till ingressen för den här storyn (ursäkta att du behövt läsa ända hit för det) och det är just några ord vår VD säger rakt ut i mitten på april som får vinden att vända för oss. Mitt i alla avbokningar, ombokningar och allt annat bolagsmässigt strul hörs de optimistiska orden; “Nu har jag det!”.

Vi vägrade erbjuda en nyckel till en studio, med fin utrustning men utan koncept och innehåll, i utbyte mot en faktura. Efter att branschledande sajter informerade om att det fanns 30 (trettio!) studios tillgängliga för “digitala event” gick vi äntligen live med vår take på digital information i kombination med det vi alltid levererat; kommunikation, aktivitet, engagemang och gemenskap. Vilket var Live & Dine.

Live & Dine är ett digitalt Employer Branding-event där kunden håller i en business update, en paneldebatt eller annat önskat upplägg för att dela information innan en matlagningsaktivitet drar igång. Det kan göras från vår studio eller från annan extern plats, vi har också rullat en del förinspelat material och även kopplat in samtal via Zoom och FaceTime till studion. På vårt kontor, där vi bygger upp studion (big up till vår hyresvärd Hitta.se! och alla kontorskollegor på St Eriksgatan 121), med avancerad teknik och skillad personal från Mevida leder de välrenommerade kockarna, Jens Dolk och Hanna Normark, deltagarna som lagar en trerättersmeny hemma i sina egna kök. Vår programledare och en moderator sköter samtidigt integrationen med deltagarna då alla kan ställa frågor direkt in till studion. Matkassarna med alla ingredienser har vi såklart levererat hem till dörren dagarna innan eventet och det är K-Märkt i Garnisonen som hanterar och packar alla kassar åt oss.

Innan vi jobbade fram upplägget med K-Märkt hade vi diskussioner med några av de största aktörerna på matvaror-hem-till-dörren-marknaden men det föll egentligen alltid på att det inte kunde göras flexibelt och tidseffektivt nog. Vi behövde beställa 5-6 veckor innan eventet och det blev förstås helt tokigt för oss, vi ville komma igång direkt och siktade snarare på att genomföra den första livesändningen max 3-4 veckor från där och då. Vår befintliga relation i form av eventköpare hos Jens och Hanna på K-Märkt hjälpte förstås till men det slutade med att vi nu stänger onlinebokningen på våra kundanpassade eventsajter en vecka innan det ska lagas mat. Det är riktigt, riktigt bra sett till hur det såg ut initialt och just den segern ska tillskrivas vår VD och Creative Director Niklas Åström som verkligen inspirerat, gått i bräschen och lett våra styrkor under affärsutvecklingen av Live & Dine, men också vår take på digitala evenemang i stort.

Någon månad innan dess hade det allra mesta kastats omkull, vi visste att ett helt gäng av våra största uppdrag för våren hade blivit eller skulle bli inställda och vi förstod att konsekvenserna skulle bli fler, större och mer omfattande. Men förhoppningsvis inte, helst inte. Mitt i uppdagandet av pandemin slogs vi så hårt för vår tjänst att vi lyckades bygga om en samlad konferens med gäster från hela norden, på mindre än en vecka, till ett hybridevent där konferensen skulle streamas live från original-location i ett land till venues i de tilltänkta resande gästernas hemländer. Det må ha fallit på mållinjen tillslut men lösningen vittnar om mycket som är positivt med Koncept & Event, och de grymma resurser vi sitter på, som spelare i en eventbransch som ingen kan veta var den är på väg. Externt kan vi inte göra så mycket mer av det uppdraget än raderna ovan men internt betyder det mycket för oss och visst är det väl så att alla erfarenheter är just erfarenheter, oavsett natur.

Under kvartal två förra året hade vi ganska precis 100 uppdrag i kalendern men vid det här laget stod det väldigt klart att 2020 blir en resa för sig. Vi var beredda att utföra nya och annorlunda uppgifter och vi var ju såklart redo att göra vad som än krävdes för att anpassa oss till situationen. Vi körde runt med våra elbilar och levererade matkassar istället för att ta emot hundratals gäster simultant på olika ställen i city. När vi stod där i vår specialbyggda studio på kontoret i början av maj, när de sista sekunderna räknade ner, hade vi fortfarande aldrig någonsin genomfört ett digitalt evenemang. Vi både tvingades och behövde lära oss något nytt på vägen och tillsammans med partners och erfarna underleverantörer har vi tagit ett stort steg in på den nya spelplanen.

Det vi inte kunde vara säkra på, samtidigt som vi hoppades mycket, var att det skulle sända precis rätt signaler till kunder och prospekt och ge det gensvar på sajten, i inkorgen och på SoMe som vi upplevt sedan premiären och framåt. Vi ville såklart berätta att vi kan hantera och erbjuda digitala event och att vi gör det minst lika bra som konkurrenterna och minst lika bra som våra tidigare ordinarie tjänster även fast förutsättningarna är andra. Nu räknar vi på och pitchar för alla möjliga digitala uppdrag, både helt nya förfrågningar men också redan signade uppdrag där vi och kunden tänker om, anpassar och skapar nytt.

Vi må ta emot fler förfrågningar än någonsin för just digitala evenemang men vår verksamhet är fortsatt långt ifrån ordinarie. Allt annat är en glorifiering. Vi har ritat en plan för flera olika scenarier och hoppas fortsatt på bättre tider men samtidigt är vi helt säkra på att det aldrig kommer bli som förut. Oavsett hur förutsättningarna ser ut är vi redo för det nya normala. Vi ger oss inte. Skam den som ger sig, var det.

Trevlig sommar!

Fredric Gustafsson
Head of Marketing & Art Director
fredric@konceptochevent.se
0735220024