Det kom en väldigt spännande brief och vår client director Viktor, som sneglat mot tvådagarsevenemanget länge, var väldigt nöjd när vi fick uppdraget: Produktion och genomförande av Webbdagarna.

Eventet: Webbdagarna är ett inspirations- och utbildningsprogram som spänner över två dagar med 35 föreläsningar av internationella stjärnor, insatta experter och digitala proffs samt mässa med utställare och partners. Eventets syfte är att inspirera, överraska, utbilda och engagera alla som jobbar med digitala plattformar, däribland marknadsförare, kommunikatörer, företagsledare, webbdesigners med flera.

Publik: 500 personer på plats samt 150 via digital livestream.
Plats: Centralt och lättillgängligt.
Venue: Stor lokal + 3 mindre (150 per rum) samt mässyta för 12 utställare.
Övrigt: Frukostseminarie, förmiddagsfika, lunch och eftermiddagsfika, allt i mingelform.

”Vi vill skapa Webbdagarna 2.0 – nytänk, ny typ av lokal, något nytt och annorlunda”

Vi tog oss entusiastiskt an uppdraget och ett team av producenter, projektledare, vår grafiska designer, vår Sketchup-stjärna och kundens client director skred till verket.

Vi såg fem utmaningar med projektet:

1. Ny venue – Webbdagarna har tidigare arrangerats på Waterfront men vi valde Annexet för dess nästintill oändliga möjligheter.

2. Eventet var fysiskt för första gången sedan pandemins utbrott varav flöden och rutiner behövde justeras samt ville vi verkligen framhäva återgången till det fysiska mötesrummet. Eventet sändes även live för de som föredrar att mötas digitalt.

3. Nytt uppdrag, Webbdagarna har tidigare gjorts av en annan byrå, vi hade därför förväntningar att bräcka!

4. Budget – då eventet finansieras av monterplatser och sålda biljetter var det först i slutskedet av planeringsfasen som den faktiska budgeten stod klar. Därmed hade vi en utmaning i att planera för att fylla Annexet på en liten budget och samtidigt ha flexibilitet för att utöka beställningar med kort varsel och produktionstid.

5. Vi använde oss för första gången av den tekniska lösningen ”Tysta Möten” med tre parallella föreläsningar på samma scen samtidigt.

Med Sofia i spetsen löstes utmaningarna på löpande band. Med teamwork, brainstorming och driftighet skapades en idé om hur lokalen skulle formas för att tillgodose evenemangets samtliga behov. Inför genomförandet gjordes mycket research, tekniktester och ommodellering av lokalen men vi var väldigt nöjda med resultatet.

1. Med hjälp av tunga, ljuddämpande draperier delades lokalen i två delar, en föreläsningsdel med stor scen och en mässdel med mingelyta. I föreläsningsdelen byggde vi en väldigt bred scen med vinklade sidor och tre stora skärmar där mittskärmen visade presentationerna medan de andra två nyttjades till att visa kameravinklar under de första föreläsningarna för att sedan bli tre presentationsskärmar under de parallella föreläsningarna.

2. För att verkligen få känslan av att vi är live, att eventet är tillbaka i sin forna, fysiska form, tog vi in ett liveframträdande som öppningsnummer. Istället för den introfilm som tidigare använts bjöds deltagarna på en lasershow innan Katarina Strömberg förklarade Webbdagarna öppna.

3. Med ett hungrigt produktionsteam var målet tydligt: vi ska överträffa kundens förväntningar.

4. För att hela tiden hålla koll på budgeten jobbade Axel, projektkoordinator för evenemanget, väldigt nära kunden med täta uppdateringar kring försäljningsläget och bokningen av ytor och montrar.

5. Med den tekniska lösningen ’Tysta Möten’ förvandlades vår stora scen till tre mindre scener som under 90 minuter presenterade tre talare vardera. Den tredelade skärmen som tidigare visat olika kameravinklar med presentationen i mitten blev nu tre separata skärmar – en per föreläsare. Deltagarna fick sedan hörlurar som de själva kunde välja ’kanal/spår’ på och satte sig till rätta igen, nu med möjligheten att välja vilken av de tre scenernas talare de ville lyssna till.

”Jag är väldigt nöjd med genomförandet!” säger Sofia ”vi lärde oss en hel del, inte minst om tysta möten som är en fantastisk lösning för den här typen av arrangemang och vi fick bra och nyttig feedback från besökarna, många av dem hade inte upplevt den här lösningen tidigare” fortsätter hon. ”Precis i början var det lite nervöst då ett av spåren inte kom igång men efter det rullade det fint och både talare och publik uppskattade programpunkten.”

Axel som bland annat ritade hela byggnationen i Sketchup och som hade all kontakt med utställarna berättar ”Utställarna var jättenöjda. Vi har arbetat hårt och länge med projektet och därför är det ännu roligare att få massa fin feedback!” säger han medan en 3D-skiss av nästa stora mässa tar form på hans datorskärm.

Feedback i urval:

“Mycket, mycket bra med stort engagemang och interaktivitet!”

“Tankeväckande, ifrågasättande samtidigt lika mycket inspirerande.”

 “Bra mix av inspiration, omvärldsbevakning och praktiska tips.”

“Nytänkande, inspirerande och fullt med insikter!”

“Precis den energi-och inspirationsboost jag behövde!”

“Årets hittills bästa event!”